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WinBooks – Les dictionnaires d’écritures
Les dictionnaires d’écritures dans WinBooks Classic sont des bibliothèques d’écritures préenregistrées, conçues pour simplifier et accélérer l’encodage de transactions répétitives ou complexes. Découvrez comment les utiliser ci-après :
1. Enregistrer une écriture dans le dictionnaire :
- Lors de l’encodage d’une facture :
- Après avoir saisi une facture, cliquez sur l’icône représentant un livre pour l’ajouter au dictionnaire.
- Attribuez une référence et une description à cette écriture-type.
- Choisissez d’enregistrer l’écriture avec ou sans montants et commentaires, selon vos besoins.
- Pour les opérations financières ou diverses :
- Après avoir encodé l’opération, cliquez sur l’icône du livre pour l’enregistrer dans le dictionnaire.
- Suivez les mêmes étapes que pour une facture.
2. Ajouter un document existant au dictionnaire :
- Récupérez le document souhaité à l’écran comme pour une correction.
- Cliquez sur l’icône du livre pour l’ajouter au dictionnaire, puis attribuez-lui une référence et une description.
3. Organiser et consulter le dictionnaire :
- Accédez au menu Fichier > Dictionnaire pour visualiser et gérer vos écritures-types.
- Les écritures sont classées par catégories : Ventes, Achats, Financiers et Opérations Diverses.
- Vous pouvez créer des sous-rubriques pour une organisation plus précise en cliquant sur l’icône de dossier.
- Pour déplacer une écriture vers une sous-rubrique, utilisez le glisser-déposer.
4. Utiliser une écriture-type lors de l’encodage :
- Lors de l’encodage d’une nouvelle opération, cliquez sur l’icône du livre pour accéder au dictionnaire.
- Sélectionnez l’écriture-type souhaitée.
- Les informations préenregistrées s’affichent, que vous pouvez ajuster si nécessaire avant de valider.
5. Adapter les montants de l’écriture :
- Après avoir inséré une écriture-type, modifiez les montants directement dans les champs correspondants.
- Les modifications n’affecteront pas le modèle enregistré dans le dictionnaire.
6. Associer une écriture-type à une fiche de tiers :
- Dans la fiche d’un client ou fournisseur, vous pouvez lier une écriture-type spécifique.
- Ainsi, lors de l’encodage d’une opération pour ce tiers, l’écriture-type associée sera suggérée automatiquement.
L’utilisation des dictionnaires d’écritures optimise le processus d’encodage en réduisant les erreurs et en standardisant les opérations récurrentes.
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