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PEPPOL : La solution pour une facturation sécurisée et efficace en Belgique
À compter du 1ᵉʳ janvier 2026, la Belgique imposera l’utilisation du réseau PEPPOL pour la facturation électronique (e-facturation). Ceci va donc changer la façon dont les entreprises s’échangent des factures. Ce changement concerne toutes les sociétés qui paient la TVA. L’objectif est de rendre les échanges plus simples et plus sûrs. Cette initiative s’inscrit dans une stratégie européenne visant à harmoniser les échanges commerciaux, renforcer la sécurité des données et simplifier les processus administratifs.
Pour cela, le gouvernement a choisi un système appelé PEPPOL. Ce nom peut sembler compliqué, mais ne vous inquiétez pas. Nous allons vous expliquer simplement de quoi il s’agit et comment cela va vous aider.
PEPPOL c’est quoi ?
PEPPOL est comme un grand réseau postal pour les factures, mais version numérique. Au lieu d’envoyer des papiers, les entreprises vont échanger des fichiers informatiques. Ces fichiers sont des factures électroniques.
L’avantage, c’est que toutes les entreprises utiliseront le même système. Ainsi, peu importe avec qui vous travaillez, vous pourrez facilement échanger des factures. C’est un peu comme si tout le monde parlait la même langue pour le commerce.
Pourquoi ce changement ?
Le gouvernement a plusieurs bonnes raisons de mettre en place ce système :
- Gagner du temps : Plus besoin d’envoyer des papiers par la poste ou de les saisir manuellement.
- Accélérer la transition numérique des entreprises : En remplaçant les processus manuels par des flux automatisés et standardisés.
- Faire des économies : Moins de papier, moins d’erreurs, donc moins de coûts.
- Lutter contre la fraude à la TVA : Avec des factures électroniques, il est plus difficile de tricher.
- Protéger l’environnement : Moins de papier utilisé, c’est bon pour la planète.
Comment ça marche ?
Imaginez que vous ayez une boîte aux lettres spéciale pour vos factures. Cette boîte serait connectée à internet. Quand vous voulez envoyer une facture, vous la mettez dans cette boîte. Le système PEPPOL s’occupe ensuite de la livrer au bon destinataire. De même, quand quelqu’un vous envoie une facture, elle arrive directement dans votre boîte. Votre logiciel de comptabilité peut alors la lire automatiquement. Plus besoin de tout retaper à la main !
Les entreprises devront donc émettre et recevoir des factures via des logiciels compatibles PEPPOL, généralement intégrés à leur système comptable. Les retards de paiement, les erreurs de saisie et les risques de phishing devraient diminuer grâce à cette infrastructure sécurisée.
Que devez-vous faire ?
Pour se conformer, les sociétés belges doivent :
- Choisir un point d’accès PEPPOL certifié : comme un fournisseur de logiciel ou un service cloud.
- Mettre à jour vos logiciels : Votre comptable ou votre service informatique s’en occupera.
- Former vos équipes : Il faudra apprendre à utiliser le nouveau système, mais c’est assez simple.
Les avantages pour votre entreprise
Grâce à ce nouveau système, vous allez gagner du temps et de l’argent. Vos factures seront traitées plus rapidement. Vous ferez moins d’erreurs et aurez moins de papiers à gérer.
De plus, vous serez sûr de respecter la loi. Le système vérifie automatiquement que vos factures sont correctes. C’est un souci en moins pour vous !
PEPPOL : Un réseau simple et sûr pour tous
Principes de fonctionnement
Le réseau PEPPOL opère sur le modèle « Une connexion unique, pour communiquer avec tout le monde ». Concrètement :
- Les entreprises choisissent un point d’accès unique, indépendamment de ceux de leurs partenaires clients ou fournisseurs.
- Les factures sont créées au format UBL (Universal Business Language) : Fichier pdf + XML lisible par tous les appareils compatibles.
- Le système envoie automatiquement les documents vers le destinataire, de manière sécurisée, après vérification de toutes informations.
Avantages clés de PEPPOL
- Compatibilité : Tout le monde peut communiquer facilement, peu importe le programme utilisé.
- Traçabilité : Suivi en temps réel du statut des factures.
- Sécurité : Chiffrement et authentification par certificats.
Avantages indéniables de la facturation électronique
Efficacité opérationnelle
- Réduction des délais : Les factures sont traitées presque instantanément.
- Diminution des erreurs : L’automatisation élimine la majorité des erreurs de saisie.
- Optimisation des coûts : Économies d’argent par facture grâce à la suppression des frais postaux.
Automatisation des processus
- Intégration ERP : Synchronisation bidirectionnelle avec votre programme de comptabilité.
- Validation en temps réel : Vérification automatique de la conformité TVA et des champs obligatoires.
- Archivage électronique : Stockage sécurisé, comme l’exige la loi belge.
Fonctionnement concret de l’e-facturation via PEPPOL
Flux Sortant (Facture de vente)
- Création d’une facture : au format UBL depuis le logiciel de facturation (Fichier pdf + XML).
- Validation : Contrôle des mentions légales (numéro de TVA, montants, etc.).
- Transmission : Envoi sécurisé via le point d’accès PEPPOL certifié, avec accusé de réception.
Flux Entrant (Facture d’achat)
- Réception : La facture est importée directement dans le programme comptable.
- Vérification : Encodage automatique et création de l’écriture comptable dans votre programme.
- Paiement : Déclenchement des virements selon les délais contractuels.
Normes européennes de validité d’une facture électronique
Critères obligatoires
- Le format structuré : Format UBL ou EN 16931, permettant le traitement automatisé.
- L’authenticité et l’intégrité : Garanties par des signatures électroniques qualifiées.
- La conservation : Archivage dans un format lisible pendant 10 ans.
Rôle de PEPPOL dans la conformité
Le réseau PEPPOL intègre nativement ces exigences via :
- Les spécifications Peppol BIS : règles techniques pour les données obligatoires.
- Les certificats OpenPeppol : assurance de la sécurité des échanges.
PEPPOL en Belgique: La révolution des échanges commerciaux
Le passage à la facturation électronique avec PEPPOL est une bonne nouvelle pour les entreprises en Belgique. Certes, il faudra s’adapter au début. Mais ensuite, vous gagnerez en efficacité et en tranquillité d’esprit.
N’attendez pas la dernière minute pour vous y préparer. Parlez-en à votre comptable ou à votre service informatique. Ils pourront vous guider dans cette transition en douceur vers le futur de la facturation.
Le réseau PEPPOL :
« Une connexion unique, pour communiquer avec tout le monde ».
Quelques liens officiels utiles
- SPF Finance : E-facturation
- PEPPOL : Site internet de PEPPOL
- Commission européenne : Pan-European Public Procurement On-Line (PEPPOL)
- SPF Stratégie et Appui BOSA : PEPPOL
Pour plus d’informations ou