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Exact Online – La gestion des approbations
Le module de gestion des approbations dans Exact Online est conçu pour optimiser le contrôle et la validation des documents financiers et des flux de travail, en automatisant le processus d’approbation des factures d’achat, des notes de frais, et d’autres documents financiers.
Ce module permet aux entreprises de structurer les processus d’approbation selon des règles prédéfinies, augmentant ainsi l’efficacité et réduisant le risque d’erreurs ou de fraudes.
Fonctionnalités principales
- Routage des approbations : Les documents peuvent être dirigés automatiquement vers les personnes ou équipes responsables, selon des critères personnalisés (montant, type de document, département, etc.).
- Notifications et rappels : Les approbateurs reçoivent des notifications pour examiner et approuver les documents dans les délais. Ce qui améliore donc la rapidité de traitement.
- Suivi et traçabilité : Chaque étape d’approbation est enregistrée, ce qui facilite l’audit et la traçabilité des décisions prises.
- Contrôle d’accès : Seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter, approuver ou rejeter les documents, renforçant la sécurité du flux d’approbation.
- Intégration avec la comptabilité et la gestion financière : Les documents approuvés sont automatiquement intégrés dans les modules comptables d’Exact Online. De cette manière, cela facilite la tenue des comptes et la gestion des flux financiers.
Bénéfices
- Efficacité accrue : En automatisant les flux de travail d’approbation, les entreprises gagnent donc du temps et limitent les processus manuels.
- Réduction des risques : Un contrôle centralisé des approbations diminue les risques de paiements non autorisés.
- Meilleure conformité : Le suivi détaillé permet une conformité renforcée avec les règles internes et les obligations légales.
En résumé, le module de gestion des approbations dans Exact Online apporte un cadre structuré et sécurisé pour le traitement des approbations financières, permettant ainsi aux entreprises de gérer efficacement leurs processus financiers.
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